Pour attribuer une adresse de siège social et une immatriculation à sa société, un entrepreneur doit domicilier son entreprise. Il dispose alors de diverses possibilités, parmi lesquelles il pourra faire appel à une société de domiciliation. Cette interaction entre « domicilié et domiciliataire » doit être encadrée par un contrat. Ce document comporte plusieurs éléments émanant des engagements des deux parties contractantes. Voyons de près les points essentiels à savoir sur le contrat de domiciliation.
Les contenus d’un contrat de domiciliation
Par définition, un contrat de domiciliation est un accord encadrant l’interaction d’une entreprise domiciliée et d’une société domiciliataire. L’établissement de ce document vise à définir les engagements respectifs des deux signataires. La partie en charge de la domiciliation est principalement tenue de fournir une adresse du siège social. Un exemplaire du contrat fait partie des pièces requises pour constituer un dossier de demande d’immatriculation auprès du registre du commerce.
Un contrat de domiciliation est établi par écrit, et ce, selon des textes législatifs. Qu’il s’agisse d’une domiciliation à Toulouse ou dans une autre ville du territoire français, le document doit comporter l’identité des deux signataires. Les informations doivent inclure des références à l’agrément de l’entreprise domiciliataire.
La durée de validité minimale d’un accord signé est de 3 mois renouvelables. Des clauses doivent principalement mentionner les obligations de chaque partie. Elles indiquent des précisions sur la nécessité et les motifs d’un renouvellement. Les contenus mentionnent également des instructions en cas de résiliation du contrat.
Des lignes concernant le partage d’un local de travail avec d’autres entreprises doivent être mentionnées, s’il y a lieu. À cela s’ajoutent des détails sur les prestations annexes de la société de domiciliation. Il peut s’agir, notamment, d’offres de location d’espaces de travail, de réunion, de services de réception d’appel, de dispatching, etc.
Les obligations respectives du domicilié et du domiciliataire
La part d’engagement de l’entreprise domiciliée est l’utilisation effective du local indiqué dans contrat en tant que siège social. Si ledit siège se trouve dans un territoire étranger, le lieu inscrit dans l’accord est utilisé en tant que succursale de l’entreprise.
Le domicilié a pour obligation de déclarer l’existence de la convention auprès du registre du commerce. En cas de changement d’activité, l’entreprise cliente doit avertir le domiciliataire.
Le plus important des engagements de l’entreprise domiciliée est de se conformer aux modalités de paiement de la domiciliation et des prestations annexes auxquelles elle s’est engagée.
Les obligations du domiciliataire sont fondées sur la mise à disposition de locaux de travail à son client, conformément aux normes de confidentialité appliquées dans le monde professionnel.
Le domiciliataire est tenu de conserver les dossiers de ses clients (domiciliés) – relatifs à leurs informations personnelles et professionnelles. Il se charge des procédures à effectuer auprès du greffier du tribunal des commerces si jamais l’autre partie ne remplit pas sa part du contrat.
Les règlements régissant la rupture du contrat de domiciliation
La partie domiciliée a le droit de passer à tout moment à une rupture du contrat de domiciliation. Cependant, elle est tenue de s’appuyer sur les clauses indiquant les modalités de résiliation. Pour passer à l’action, le représentant de l’entreprise doit adresser une lettre recommandée aux entités concernées. Une accusée de réception doit alors lui être envoyée. Et c’est aussi important.
Si les procédures sont effectuées selon les conditions stipulées, le greffe du tribunal de commerce se charge de radier la société de domiciliation du contrat. Cette dernière recevra une pièce justificative de l’action décidée. Le document délivré peut aussi avoir d’autres motifs, comme :
- Le transfert de siège à une autre entreprise de domiciliation
- La fin d’activité de la société domiciliée
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